Datenschutzerklärung

Stand: 24. Oktober 2026

1. Wer verantwortlich ist

PostKlar ist ein gemeinsames Projekt von Abdallah und Shahed. Wir sind gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO).

E-Mail: support@postclaro.de

Vereinbart haben wir: Wir entscheiden gemeinsam, welche Daten PostKlar wofür und mit welchen Dienstleistern verarbeitet. Anfragen an support@postclaro.de beantworten wir gemeinsam; du kannst dich aber auch an uns beide einzeln wenden. Bemerken wir eine Datenpanne, informieren wir uns sofort gegenseitig.

Vor dem öffentlichen Start übernimmt eine Gesellschaft PostKlar. Dann sagen wir es dir und fragen in der App neu nach deiner Einwilligung.

2. Welche Daten wir wofür verarbeiten

• Konto E-Mail-Adresse und Anmeldecodes, damit du dich anmelden kannst. Grundlage: Vertrag über die Nutzung der App (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Briefe Fotos oder PDF, erkannter Text, Titel, Ordner, Schlagwörter, Erklärung, Fristen und Erinnerungen. Damit zeigt, erklärt und übersetzt PostKlar deine Briefe und erinnert an Fristen. Grundlage: Vertrag.
• Gesundheitsinformationen Briefe von Krankenkasse, Arztpraxis oder Pflegekasse enthalten oft Gesundheitsdaten. PostKlar speichert und erklärt sie nur mit deinem ausdrücklichen Ja. Du gibst und nimmst es unter Einstellungen › Datenschutz. Ohne Ja erinnert dich die App vor dem Scannen, solche Briefe nicht zu scannen. Grundlage: Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
• Chat Deine Frage und der Brief, damit die KI antworten kann. Den Verlauf speichert nur dein Handy. Grundlage: Vertrag.
• Profilbild und Angaben Freiwillig: ein Foto ohne Aufnahmeort, Geschlecht und Geburtsjahr, auf Wunsch Tag und Monat. Das Foto zeigt, um wessen Briefe es geht. Die Angaben wollen wir später nur als Zahlen zusammenfassen, etwa je Altersgruppe; bisher geschieht damit nichts. Du kannst beides jederzeit löschen. Grundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Einwilligungen Deine Antworten mit Zeitpunkt, Fassung des Textes, Sprache und App-Version, als Nachweis. Grundlage: rechtliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c und Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
• Erinnerungen und Freigaben Ob Erinnerungen an sind und wie früh sie kommen. Gibst du ein Profil frei: wer es sieht, seit wann, und der Einladungscode (72 Stunden gültig). Grundlage: Vertrag.
• Profile für Angehörige Siehe Abschnitt 9.
• Rückmeldungen Was du über „Feedback“ schreibst, mit Gerät und Sprache. Zu einem Brief kommen Art, Titel (er nennt oft den Absender), Ordner und Seitenzahl dazu, nicht Brieftext und Foto. Grundlage: berechtigtes Interesse.
• E-Mails an uns Damit wir dir antworten können. Grundlage: berechtigtes Interesse.
• Betrieb und Sicherheit Technische Daten wie IP-Adresse und Zeitpunkt, damit PostKlar sicher läuft. Grundlage: berechtigtes Interesse.

3. Wie die KI arbeitet

PostKlar nutzt KI von Mistral AI (Paris) über deren Zugang in der EU. Die KI bekommt den Text deines Briefs, für Übersetzungen die Erklärung und im Chat deine Frage, den Brief und das heutige Datum. Klappt die Texterkennung auf dem Handy nicht, bekommt sie die Fotos. Deine E-Mail-Adresse, Namen von Profilen, Profilbilder und Angaben zur Person bekommt sie nie.

Mistral trainiert mit deinen Daten nicht; das haben wir abgewählt. Um Missbrauch zu erkennen, bewahrt Mistral Anfragen und Antworten 30 Tage auf und ist dafür selbst verantwortlich.

Die KI kann sich irren und berät nicht rechtlich; prüfe Fristen und Beträge im Brief. In der App steht im Chat und unter jeder Erklärung, dass eine KI antwortet. Sie entscheidet nichts über dich (keine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO).

Den Text erkennt die App zuerst auf deinem Handy, mit Google ML Kit. Dabei geht kein Bild an Google.

4. Wer Daten bekommt

• Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapur): Datenbank, Dateien und Anmeldung, in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Supabase und seine Dienstleister wie Amazon Web Services können für die Wartung auch von außerhalb der EU zugreifen; dafür gelten die Standardvertragsklauseln der EU (Art. 46 DSGVO). Supabase speichert dabei auch IP-Adressen, etwa deiner Anmeldung.
• Hetzner (Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen): unser Server in Nürnberg, über den die App und die KI laufen. Er speichert keine IP-Adressen.
• Mistral AI (Mistral AI SAS, Paris): die KI, siehe Abschnitt 3.
• Brevo (Sendinblue SAS, Paris): verschickt die E-Mails mit deinem Anmeldecode.
• IONOS (IONOS SE, Montabaur): unser E-Mail-Postfach und die Adresse postclaro.de.
• Google (Google LLC, USA): Google ML Kit auf deinem Handy schickt Google technische Nutzungsdaten wie Gerätemodell, Betriebssystem, App-Version, Fehlerwerte und Kennungen von Gerät und Installation, nicht deine Briefe. Auf Android laufen Scanner und Texterkennung über die Google-Play-Dienste. Dafür ist Google selbst verantwortlich; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Apple: Testest du PostKlar über TestFlight auf dem iPhone oder iPad, gibt Apple uns Absturzberichte, Nutzungsdaten und dein Feedback, je nach Einladung mit Name und E-Mail-Adresse. Dafür ist Apple selbst verantwortlich.
• Wem du ein Profil freigibst: Bei „Nur Fristen“ sieht die Person Profil, Bild und Fristen, bei „Alles“ auch die Briefe, Angaben zur Person nie.

Supabase, Hetzner, Mistral AI, Brevo und IONOS arbeiten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

5. Was auf deinem Handy bleibt

• Sprache, Design, deine Anmeldung, Chatverläufe, übersetzte Titel, Häkchen und der Scan-Entwurf. Das braucht die App (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Was zu einem Brief gehört, löscht die App mit dem Brief und beim Abmelden.
• Erinnerungen plant dein Handy selbst, ohne Push-Dienst. Sie zeigen den Titel des Briefs, je nach Einstellung auch auf dem Sperrbildschirm.
• Kamera, Fotos und Benachrichtigungen braucht die App nur zum Scannen, für das Profilfoto und für Erinnerungen.
• Bevor die App einen Link öffnet, prüft sie kurz, ob die Seite erreichbar ist. Andere Seiten, etwa von Beratungsstellen, haben ihren eigenen Datenschutz.

6. Wie lange wir Daten speichern

• Briefe mit allem, was dazugehört: bis du den Brief, das Profil oder dein Konto löschst. Dann entfernen wir zuerst die Dateien, danach den Rest.
• Konto, Profile, Bilder, Angaben, Einwilligungen, Einstellungen und Freigaben, auch abgelaufene Einladungen: bis du sie oder dein Konto löschst.
• Rückmeldungen: bis du dein Konto löschst oder den Brief, zu dem sie gehören.
• E-Mails an uns: bis deine Frage erledigt ist, höchstens ein Jahr.
• Bei Mistral AI: höchstens 30 Tage.
• Sicherungskopien bei Supabase: bis zu 7 Tage.
• Protokolle: Unser Server protokolliert Fehler ohne IP-Adresse und überschreibt die Protokolle laufend. Supabase löscht seine Protokolle nach wenigen Tagen.

7. Behörden

Wir verkaufen deine Daten nicht und geben sie nicht freiwillig an Behörden. Nur wenn ein Gericht oder eine Behörde uns rechtlich dazu zwingt, müssen wir Daten herausgeben. Dann prüfen wir das und geben nur, was wir müssen. Meldepflichten an die Ausländerbehörde haben Behörden, nicht wir.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 18 und 20 DSGVO). Verarbeiten wir Daten aus berechtigtem Interesse, kannst du widersprechen (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3); was bis dahin geschah, bleibt rechtmäßig.

Briefe, Profile und dein Konto löschst du in der App. Unter Einstellungen › Konto bekommst du deine Daten als Datei, ohne die Fotos der Briefe. Für alles andere schreib uns: support@postclaro.de

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77), etwa in deinem Bundesland.

Deine Angaben sind freiwillig. Ohne E-Mail-Adresse gibt es aber kein Konto, und ohne Briefe nichts zu erklären.

9. Für Angehörige

Dieser Abschnitt ist für dich, wenn jemand deine Briefe für dich mit PostKlar verwaltet (Art. 14 DSGVO).

• Verantwortlich: Abdallah und Shahed, E-Mail support@postclaro.de.
• Daten: dein Name, eure Beziehung, deine Sprache, wer eingewilligt hat und wann; deine Briefe mit Erklärung, Fristen und Erinnerungen. Mit deinem Ja auch ein Foto und Angaben zur Person (Geschlecht, Geburtsjahr).
• Woher: von der Person, die dein Profil anlegt, und aus den Briefen, die sie scannt.
• Wozu: damit sie dir bei deiner Post helfen kann. Grundlage: berechtigtes Interesse, deines und ihres (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Briefe zu deiner Gesundheit: nur mit deinem ausdrücklichen Ja oder dem deiner gesetzlichen Vertretung, etwa Eltern, Betreuung oder Vorsorgevollmacht (Art. 9 Abs. 2 lit. a). Ohne dieses Ja darf die Person solche Briefe nicht scannen; die App weist sie darauf hin. Foto und Angaben ebenfalls nur mit deinem Ja.
• Wer sie sieht: die Person, die dein Profil verwaltet, und wem sie es freigibt; dazu die Dienstleister aus Abschnitt 4 und die KI.
• Wie lange: bis die Person dein Profil löscht oder du die Löschung verlangst.
• Deine Rechte: wie in Abschnitt 8. Schreib uns an support@postclaro.de. Dein Ja kannst du jederzeit zurücknehmen; sag es der Person oder uns.

10. Daten anderer Menschen in Briefen

In Briefen stehen oft Namen anderer Menschen, etwa der Sachbearbeiterin oder von Familienmitgliedern. PostKlar speichert und erklärt sie als Teil des Briefs, für nichts anderes. Diese Menschen einzeln zu benachrichtigen, ist uns nicht möglich (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO); deshalb steht es hier.

11. Diese Website

postclaro.de setzt keine Cookies, lädt nichts von anderen Anbietern und speichert keine Zugriffe. Dein Browser schickt beim Aufruf technisch nötige Daten wie die IP-Adresse an unseren Server bei Hetzner; sie dienen nur dazu, die Seite auszuliefern.

12. Pilot und Änderungen

PostKlar ist im Test mit Familie und Freunden. Ein Konto ist für Erwachsene; für ein Kind legen die Eltern ein Profil an. Ändern wir diese Erklärung, steht oben ein neues Datum; wichtige Änderungen sagen wir dir in der App.

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